Dit is de privacyverklaring van Fonckle, gevestigd aan de Asterlaan 2, 5582 EH te Waalre.
Fonckle is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring weergegeven.

 

Contactgegevens

Asterlaan 2

5582 EH Waalre

040-2027471

info@fonckle.nl

www.fonckle.nl

Inleiding 

Wij zijn ons bewust dat onze organisatie persoonlijke en vertrouwelijke informatie verzamelt. We rekenen het tot onze taak en zorg om hierin uw privacy te garanderen. Via deze privacyverklaring informeren wij u hoe we hieraan vorm en inhoud geven, hoe wij werken, welke informatie we waarom verzamelen en hoe we hiermee uw bezoekers- en klantervaring beogen te verbeteren. 

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Fonckle. Er zijn situaties waarin uw gegevens door Fonckle worden verzameld. Het is daarom goed dat u weet wat daarmee gedaan wordt en hoe u uw wensen rondom uw gegevens kunt aangeven. Wij wijzen u erop dat Fonckle niet verantwoordelijk is voor privacybeleid van andere websites en bronnen. Alle verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld. 

Toestemming 

Iedere cliënt/opdrachtgever is op basis van de aan ons verstrekte opdracht automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden en deze privacyverklaring. 

Iedere bezoeker van deze website gaat automatisch akkoord met deze privacyverklaring. 

​Doel gegevens 

Fonckle verwerkt voor een aantal doelen persoonsgegevens:

 

1.Contact 

Om telefonisch of via mail contact op te kunnen nemen wanneer dit nodig is om de gevraagde diensten te kunnen uitvoeren, worden de gegevens die u meestuurt op het moment dat u via mail of via de website contact opneemt met Fonckle, zoals bijvoorbeeld uw naam, bedrijfsnaam, emailadres en telefoonnummer, opgeslagen op de mailserver. 

 

2.Verzenden van de nieuwsbrief en/of reclamefolder.

Als u heeft aangegeven dat u onze nieuwsbrief wilt ontvangen, dan wordt uw e-mailadres daarvoor gebruikt. Uw gegevens omtrent de nieuwsbrief kunt u aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elke nieuwsbrief.  

 

3.​Voldoen aan wettelijke verplichting(en)

Het voeren van een administratie is een wettelijke verplichting en van belang voor het voortbestaan van Fonckle. Op grond daarvan verwerkt Fonckle persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer.

 

4.Leveren van diensten / voldoen aan contractuele verplichtingen

Wanneer u zich aanmeldt voor één van onze diensten vragen wij u om persoonlijke en bedrijfsgerelateerde informatie en leggen hiervan een dossier aan. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de afgenomen dienst(en). Wij maken twee type informatiedossiers: het cliëntdossier en het procesdossier.

1. Cliëntdossier 

Fonckle houdt van iedere cliënt een cliëntdossier bij, dat kan bestaan uit: 

 

  • gegevens van u die nodig zijn voor het opstellen van het PersoonlijkLevensDossier;

 

  • gegevens die nodig zijn om op te treden als mediator of vertrouwenspersoon; 

 

  • gegevens van het bedrijf of de locatie waar de zakelijke activiteiten worden uitgevoerd. 

 

De gegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn bijvoorbeeld: uw naam & adresgegevens, gegevens van uw identiteitsbewijs, geboortegegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen en bedrijfsregistratiegegevens. 

Het cliëntdossier kunt u niet zelf online beheren en het is niet openbaar. 

Als de opdracht wordt beëindigd, worden alle fysieke documenten die tijdens de opdracht bij ons in bewaring waren, geretourneerd.  

 

2. ​Procesdossier 

Fonckle houdt van ieder uitgevoerd proces een procesdossier aan, dat bestaat uit: 

 

  • online en offline documenten, medisch en niet-medisch, zoals start/intake- en slotdocument, overeenkomsten, verslagen, notulen, aantekeningen, notities, brieven, emailberichten, correspondentie, facturen en alle overige documenten met betrekking tot dit proces; 

 

  • gegevens met betrekking tot de opdrachtgever(s), ingeschakelde derden, zowel medisch als niet medisch. Voorbeelden van ingeschakelde derden zijn collega coaches en andere coaches, medische professionals, adviseurs, consultants, juristen, advocaten, overige personen, bedrijven of organisaties voor zover betrokken bij dit proces. 

 

Dit procesdossier is vertrouwelijk en niet openbaar. Het uitvoeren van audits door bevoegde autoriteiten en toezichthouders is toegestaan. 

Bewaarperiode persoonsgegevens

Fonckle bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

 

Personalia

Bewaartermijn: Maximaal 7 jaar na einde laatste contact

 

Reden: Om gefactureerde diensten te kunnen aantonen bij de belastingdienst is deze termijn noodzakelijk.

Cliëntdossier

Bewaartermijn: Gedurende de tijd dat diensten worden afgenomen en 2 jaar na beëindiging contract, tenzij aanleiding bestaat om dossier langer te bewaren, bijvoorbeeld een mogelijke gerechtelijke procedure of omdat de wet of een bevoegde autoriteit dit verlangt. Fonckle is verplicht hiervan melding te maken.

 

Reden: Om eventuele vragen te kunnen beantwoorden dan wel informatie op verzoek van u door te kunnen sturen, wordt deze termijn gehanteerd.

Procesdossier

Bewaartermijn: Gedurende de tijd dat diensten worden afgenomen en 2 jaar na beëindiging contract, tenzij aanleiding bestaat om dossier langer te bewaren, bijvoorbeeld een mogelijke gerechtelijke procedure of omdat de wet of een bevoegde autoriteit dit verlangt. Fonckle is verplicht hiervan melding te maken.

 

Reden: Om eventuele vragen te kunnen beantwoorden dan wel informatie op verzoek van u door te kunnen sturen, wordt deze termijn gehanteerd.

 

Ingeval aanleiding bestaat om een cliënt- dan wel een procesdossier langer te bewaren dan de hierboven aangegeven periode, bijvoorbeeld vanwege een mogelijke gerechtelijke procedure, zal Fonckle dit aan u melden.

Beveiliging 

Wij vinden beveiliging van uw persoonsgegevens erg belangrijk. Zo worden geen fysieke kopieën gemaakt van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden alleen beheerd op de beveiligde servers van Fonckle of één van onze contractpartners, waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten. 

 

De persoonsgegevens die door Fonckle worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via goed beveiligde werkruimten en systemen. Deze zijn beveiligd met een wachtwoord en daar waar mogelijk met tweestapsverificatie. Bij deze tweestapsverificatie wordt een controlemelding gegenereerd en naar Fonckle verstuurd. Deze stap is nodig bij de inlogprocedure. Het versturen van e-mail met daarin persoonsgegevens geschiedt versleuteld. 

Gebruik van cookies of vergelijkbare technieken

Fonckle gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Fonckle gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit, die ervoor zorgen dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen worden onthouden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

 

Bij uw eerste bezoek aan onze website bent u al geïnformeerd over deze cookies en is om uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

 

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Op de website kunnen ook door derden cookies worden geplaatst. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of sociale mediabedrijven. 

Verstrekking aan derden 

Wij geven de door u verstrekte gegevens alleen door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor de levering van de door u aangevraagde diensten én u hiervoor akkoord hebt gegeven. Uiteraard zullen wij enkel die gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor de aan u te verlenen diensten. Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken zijn wij niet verantwoordelijk voor de wijze waarop uw gegevens door deze derde worden beschermd en verwerkt. 

 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval zijn wij wettelijk verplicht deze gegevens af te geven. 

Uw rechten 

1. Recht op inzage 

u hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij Fonckle worden vastgelegd en bewaard. Dit doet u door een email te sturen of telefonisch contact op te nemen met Fonckle. U krijgt dan een overzicht van uw gegevens. 

 

2. Recht op rectificatie 

Kloppen uw gegevens niet? Of zijn uw gegevens veranderd? u hebt het recht om dit te laten rectificeren door Fonckle.

 

3. Recht op overdracht 

Mocht u de gegevens nodig hebben die bij Fonckle opgeslagen liggen in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft u het recht op overdracht. Hierbij dient Fonckle al uw gegevens over te dragen aan de andere partij. 

 

4. Recht op wissen van gegevens 

Wilt u niet langer dat uw gegevens bij Fonckle vastgelegd zijn? Dan heeft u het recht op het laten wissen van uw gegevens. 

 

5. Recht op indienen van een klacht 

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

 

Gebruikmaking van bovenstaande rechten kan door toezending van een kopie van uw identiteitsbewijs, waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het identiteitsbewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Wij streven ernaar om binnen een week te beantwoorden. De contactgegevens van Fonckle staan aan het begin van deze privacyverklaring.

Wijzigen privacyverklaring 

Op deze privacyverklaring is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Deze privacyverklaring kan uitsluitend integraal worden geaccepteerd. 

 

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Uw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden dan waarvoor u ze heeft afgegeven. 

 

Het is aan te raden deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van wijzigingen. 

Vragen en feedback 

Wij controleren regelmatig onze interne procedures met betrekking tot ons privacybeleid. Ingeval u vragen of opmerkingen heeft dan wel de indruk heeft dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of heeft u aanwijzingen van misbruik, dan verzoeken we u contact met ons op te nemen. 

 

U kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken, maar bellen naar telefoonnummer 040-2027471 of mailen naar info@fonckle.nl mag natuurlijk ook.